Informativa sulla Privacy

Ultimo aggiornamento: 13/10/2026

Avviso importante

La presente Informativa sulla Privacy descrive le modalità con cui vengono trattati i dati personali nell’ambito dell’accesso all’applicazione, della gestione dell’account, degli spazi aziendali, dell’autenticazione, dei log tecnici, dei cookie e delle comunicazioni automatiche di servizio.

Questo documento deve essere completato con i dati reali del Titolare del trattamento e verificato da un professionista legale prima della pubblicazione in produzione.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Andrea Faccioli, con sede in Via Madonnina 2505A, 40024, Castel S. Pietro Terme (BO), Italia, Codice Fiscale FCCNDR89E12A944E, e-mail di contatto [email protected].

Per qualsiasi richiesta relativa alla privacy o al trattamento dei dati personali, gli utenti possono scrivere a: [email protected].

2. Dati personali trattati

A seconda delle modalità di utilizzo dell’applicazione, possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali:

• Dati di account, come nome, indirizzo e-mail, password cifrata ed eventuale immagine del profilo
• Dati relativi alle aziende, come nome dell’azienda, appartenenze dell’utente, ruolo interno e permessi assegnati
• Dati di autenticazione e sicurezza, inclusi sessioni attive, timestamp di accesso, token API e log relativi alla sicurezza
• Dati ricevuti tramite login social da Google o Facebook, come identificativo del provider, nome, indirizzo e-mail ed eventuale immagine del profilo
• Dati tecnici di log, come indirizzo IP, user agent, URL richiesto, timestamp e informazioni diagnostiche sugli errori
• Dati relativi alle e-mail automatiche di servizio inviate tramite infrastruttura SMTP
• Ricevute di consenso — registrazioni dei documenti legali accettati (termini, privacy), della scelta di opt-in/opt-out marketing e delle preferenze sui cookie, con timestamp, versione del documento, indirizzo IP e user agent
• Richieste di cancellazione dei dati inviate tramite la pagina /data-deletion (indirizzo e-mail, stato della richiesta, timestamp)
• Dati di prenotazione inseriti prenotando tramite il widget di un'azienda — nome, e-mail, telefono, note ed eventuali campi personalizzati definiti dall'azienda
• Dati della rubrica clienti (CRM) che un'azienda mantiene sui propri clienti — nome, e-mail, telefono, statistiche su visite/spesa, tag, note, timestamp del consenso marketing, ed eventualmente data di nascita, anniversario e informazioni su dieta/allergie condivise dal cliente con il locale
• Dati dei lead commerciali (richieste) inviati a un'azienda — nome, e-mail, telefono, dettagli dell'evento e messaggi liberi, oltre a note del personale e documenti di proposta allegati alla richiesta
• Dati del personale (HR) che un'azienda registra sui propri dipendenti — nome, contatti, data di nascita, codice fiscale (conservato cifrato), contatti di emergenza, contratti, documenti, turni e timbrature
• Dati di sottoscrizione alle notifiche push — URL endpoint del browser e chiavi usati per recapitare le notifiche web-push ai dispositivi dell'utente
• Dati delle notifiche SMS/WhatsApp — numero di telefono e metadati del messaggio necessari a recapitare le notifiche di prenotazione tramite il provider configurato

L’applicazione non è destinata al trattamento di categorie particolari di dati personali, ad eccezione delle informazioni su dieta/allergie che il cliente fornisce volontariamente al locale nella rubrica clienti — tali dati sono conferiti al locale (titolare) e trattati su sua istruzione. Ogni altra categoria particolare di dati è limitata a quanto gli utenti inseriscano volontariamente nei contenuti gestiti nel sistema.

2.1 Dati di fatturazione delle aziende ospitate

Per le aziende ospitate che attivano abbonamenti a pagamento o che utilizzano il sistema di pagamento Stripe Connect, la piattaforma tratta i seguenti dati di fatturazione dell’azienda:

• ragione sociale o nome dell’azienda
• Partita IVA o codice fiscale dell’azienda
• indirizzo della sede legale
• codice destinatario (SDI) e indirizzo PEC per la fatturazione elettronica
• importo delle commissioni applicate e dei canoni di abbonamento
• dati di transazione Stripe (identificativo conto, stato degli addebiti)

Base giuridica: esecuzione di un contratto ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR e adempimento di obblighi legali (fatturazione, art. 6, c. 1, lett. c) del GDPR e D.P.R. 633/1972).

Tali dati sono conservati per i termini previsti dalla normativa fiscale italiana (10 anni per le fatture, art. 2220 Codice Civile).

3. Finalità e basi giuridiche

I dati personali possono essere trattati per le seguenti finalità:

Creazione dell’account e utilizzo dell’applicazione

Per consentire agli utenti di registrarsi, autenticarsi, gestire il proprio account, accedere agli spazi aziendali, usare le funzionalità dell’applicazione e interagire con le risorse disponibili in base ai permessi assegnati.

Base giuridica: esecuzione di un contratto o misure precontrattuali ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR.

Gestione di ruoli, appartenenze e permessi

Per associare gli utenti a una o più aziende, definire ruoli, assegnare permessi e applicare regole di controllo degli accessi all’interno dell’applicazione.

Base giuridica: esecuzione di un contratto ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR e interesse legittimo ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR per ragioni di sicurezza e organizzazione interna.

Sicurezza tecnica e prevenzione degli abusi

Per proteggere la piattaforma, rilevare anomalie, analizzare errori, prevenire utilizzi impropri e mantenere affidabile il servizio.

Base giuridica: interesse legittimo ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR.

Invio di e-mail automatiche di servizio

Per inviare e-mail di verifica account, reset password, inviti, notifiche di sicurezza e altre comunicazioni operative.

Base giuridica: esecuzione di un contratto ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR e interesse legittimo ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR.

Login social

Per autenticare l’utente tramite Google o Facebook, quando l’utente sceglie volontariamente tale modalità di accesso.

Base giuridica: esecuzione di un contratto ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR.

Adempimenti di legge

Per adempiere a obblighi legali, fiscali, amministrativi o giudiziari.

Base giuridica: adempimento di un obbligo legale ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c) del GDPR.

Cookie opzionali o futuri strumenti di analisi

Qualora vengano attivati cookie opzionali o strumenti di analytics non essenziali, questi saranno utilizzati solo dove richiesto e solo previo consenso valido.

Base giuridica: consenso ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a) del GDPR.

Comunicazioni di marketing (facoltative)

Se l'utente aderisce (in registrazione o dalle impostazioni del profilo), possiamo inviare aggiornamenti commerciali sul servizio. Il consenso è registrato con timestamp e versione del documento, ed è revocabile in qualsiasi momento dal profilo — la revoca interrompe i messaggi futuri e non pregiudica la liceità dei trattamenti precedenti.

Base giuridica: consenso ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a) del GDPR.

Widget incorporato su siti di terze parti

Quando si prenota tramite un widget incorporato nel sito di un'azienda, il widget viene eseguito in un iframe servito da questa piattaforma. I cookie tecnicamente necessari (sessione, registrazione del consenso) sono impostati in forma partizionata (CHIPS) in modo da funzionare all'interno dell'incorporamento senza tracciare l'utente tra siti diversi. Il sito ospitante è responsabile dell'informativa sull'incorporamento; l'azienda che lo gestisce è titolare dei dati di prenotazione (vedi §6.1).

4. Login social e API di Google

Gli utenti possono accedere tramite Google o Facebook. In tal caso, l’applicazione riceve solo i dati necessari a identificare l’utente e creare o collegare l’account locale, sulla base dei permessi concessi al provider.

Google e Facebook operano come titolari autonomi per i trattamenti effettuati attraverso le rispettive piattaforme, inclusi i propri cookie e la propria infrastruttura di autenticazione.

Gli utenti dovrebbero consultare anche le informative privacy dei rispettivi provider:

• Informativa sulla privacy di Google
• Informativa sulla privacy di Facebook

4.1 Dati Google: a cosa accediamo e come li usiamo

L’applicazione richiede i seguenti ambiti (scope) OAuth di Google:

• openid, email, profile — usati per autenticare gli utenti tramite Google Sign-In e per creare o collegare l’account locale (nome, indirizzo e-mail, immagine del profilo).
• calendar.events (lettura e scrittura) — concesso solo quando un membro dello staff collega esplicitamente il proprio Google Calendar. Usato per:
  • leggere gli eventi del calendario dell’utente che ha effettuato il collegamento, per mostrarli accanto alle prenotazioni della piattaforma e rilevare conflitti di orario;
  • creare, aggiornare ed eliminare eventi di calendario che replicano le prenotazioni confermate sul calendario scelto dall’utente;
  • inviare al cliente che prenota le e-mail di invito e cancellazione gestite da Google per l’evento replicato.
• calendar.calendarlist.readonly — usato per elencare i calendari dell’utente che ha effettuato il collegamento, così che possa scegliere su quale calendario scrivere gli eventi delle prenotazioni.

I dati Google dell’utente vengono utilizzati esclusivamente per le finalità sopra descritte e solo dopo che l’utente ha prestato il consenso nella schermata di autorizzazione di Google.

4.2 Come vengono conservati i dati Google

• I token OAuth di accesso e di refresh per la connessione al calendario sono conservati sui nostri server, associati esclusivamente all’account del membro dello staff che ha effettuato il collegamento.
• I dati degli eventi di Google Calendar vengono recuperati su richiesta e mantenuti in cache per pochi minuti a fini di visualizzazione; non vengono conservati in modo permanente.
• Per ogni prenotazione replicata conserviamo l’identificativo dell’evento Google, per mantenere la replica sincronizzata in caso di aggiornamenti e cancellazioni.

4.3 Condivisione, trasferimento e Limited Use

• I dati Google degli utenti non vengono mai venduti, ceduti o condivisi con terze parti e non vengono mai utilizzati per finalità pubblicitarie né per scopi estranei all’erogazione del servizio di prenotazione.
• I dati di Google Calendar sono visibili esclusivamente al membro dello staff che ha collegato il proprio calendario.
• L’uso e il trasferimento verso qualsiasi altra app delle informazioni ricevute dalle API di Google sono conformi alle Norme sui dati utente dei servizi API di Google, inclusi i requisiti di Limited Use.

4.4 Revoca dell’accesso e cancellazione dei dati Google

• I membri dello staff possono scollegare Google Calendar in qualsiasi momento dalla pagina di amministrazione del calendario; la disconnessione elimina i token OAuth conservati e interrompe ogni sincronizzazione.
• L’accesso può essere revocato anche dalla pagina delle autorizzazioni dell’account Google (https://myaccount.google.com/permissions). Dopo la revoca la connessione viene contrassegnata come non più valida e non viene effettuato alcun ulteriore accesso ai dati.
• Per richiedere la cancellazione dei dati residui, scrivere a [email protected] o utilizzare la pagina di cancellazione dei dati.

5. E-mail e consegna SMTP

L’applicazione può inviare e-mail automatiche di servizio, come:

• e-mail di verifica account
• e-mail di reimpostazione password
• inviti
• avvisi di sicurezza
• notifiche operative relative all’account o allo spazio aziendale

Queste e-mail vengono inviate tramite infrastruttura SMTP configurata o tramite un provider equivalente di e-mail transazionali.

Il trattamento può includere:

• indirizzo e-mail del destinatario
• metadati di consegna
• timestamp di invio
• esito della consegna o dell’errore

Tale trattamento è limitato a quanto necessario per il funzionamento del servizio, il supporto tecnico e la sicurezza.

6. Log tecnici e log viewer

L’applicazione mantiene log tecnici e diagnostici per garantire la stabilità del sistema, rilevare errori, analizzare anomalie e proteggere la piattaforma da usi impropri o accessi non autorizzati.

Se è attivo un log viewer, l’accesso ai contenuti dei log deve essere limitato esclusivamente al personale autorizzato.

I log possono contenere dati tecnici e di sicurezza, come:

• indirizzo IP
• percorso o URL richiesto
• timestamp
• browser / user agent
• messaggi di errore
• identificativo dell’utente autenticato, ove applicabile

I log devono essere configurati in modo da evitare l’esposizione non necessaria di contenuti riservati o di dati personali eccedenti.

6.1 Piattaforma multi-tenant e ruoli dei titolari

Placeful è una piattaforma multi-tenant: ogni azienda ospitata (di seguito "azienda") utilizza lo spazio a sé riservato per gestire i propri eventi, le proprie prenotazioni e i propri clienti.

Si distingue tra:

• Titolare della piattaforma (Andrea Faccioli): tratta i dati degli utenti della piattaforma (account, autenticazione, appartenenze, log tecnici, sicurezza) per l’erogazione e la manutenzione del servizio.
• Aziende ospitate: ciascuna azienda agisce come titolare autonomo del trattamento per i dati dei propri clienti raccolti tramite le funzionalità della piattaforma (prenotazioni, dati di contatto del cliente finale, comunicazioni relative all’evento). Ogni azienda è responsabile della propria informativa privacy nei confronti dei propri clienti e del rispetto degli obblighi GDPR applicabili.

Laddove un’azienda ospitati elabori pagamenti tramite un proprio account Stripe Connect, l’azienda è titolare del trattamento anche per i dati di pagamento dei propri clienti, secondo i termini del proprio rapporto con Stripe.

Per i dati lato locale — rubrica clienti, richieste commerciali, registri del personale — la piattaforma agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR, su istruzione documentata di ciascuna azienda (vedi il Data Processing Agreement su /dpa). La piattaforma fornisce gli strumenti di cancellazione e conservazione descritti alla Sezione 9 affinché ogni azienda possa rispettare i propri obblighi; la cancellazione di una scheda cliente anonimizza i dati personali sottostanti dopo una finestra di ripristino di 30 giorni.

Gli utenti che effettuano una prenotazione presso un’azienda ospitata devono fare riferimento all’informativa privacy dell’azienda stessa, ove disponibile, per i trattamenti effettuati dall’azienda. La presente informativa copre esclusivamente i trattamenti effettuati dal Titolare della piattaforma.

7. Destinatari dei dati

I dati personali possono essere trattati da:

• personale interno autorizzato
• amministratori e operatori tecnici incaricati della manutenzione dell’applicazione
• fornitori terzi coinvolti nell’hosting, nella gestione dell’infrastruttura, nella consegna SMTP, nei servizi di autenticazione, nel monitoraggio della sicurezza e nella manutenzione

In particolare, i seguenti fornitori operano come Responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR o, ove indicato, come titolari autonomi:

• Google LLC / Google Ireland Ltd. — OAuth social login and Google Calendar integration (only for accounts/companies that connect Google) (Ireland / USA (DPA + SCCs)) — policies.google.com
• Stripe Payments Europe, Ltd. — Payment processing (Stripe Checkout, Stripe Connect) (Ireland / USA (SCCs)) — stripe.com
• Google LLC / Google Ireland Ltd. (Gemini API) — AI features (assistant, email booking coordinator, feedback triage, staff schedule suggestions) — only when explicitly enabled (USA (DPA + SCCs)) — ai.google.dev
• OpenAI, L.L.C. — AI features (assistant, email booking coordinator, feedback triage, staff schedule suggestions) — only when explicitly enabled and pointed at api.openai.com (USA (DPA + SCCs)) — openai.com (attualmente disabilitato)
• Twilio Inc. — SMS and WhatsApp booking notifications (confirm/reminder/cancel) — guest and staff phone numbers (USA (DPA + SCCs)) — www.twilio.com (attualmente disabilitato)
• Hosting / infrastructure provider — Hosting of the application and databases — all personal data is stored on its infrastructure (processor of record for infrastructure) (See provider DPA) (attualmente disabilitato)
• Off-site backup storage provider — Storage of encrypted (AES-256) nightly database backups, kept at most ~3 weeks (EU (see provider DPA)) (attualmente disabilitato)
• Transactional email provider — Delivery of account, booking, and notification emails (provider configured per deployment: smtp) (Depends on configured provider)

• Google LLC / Facebook (Meta Platforms, Inc.) — provider di autenticazione social, operanti come titolari autonomi per i trattamenti effettuati attraverso le rispettive piattaforme
• Provider di hosting e infrastruttura — individuati nella documentazione contrattuale del gestore
• Provider di consegna e-mail transazionali (SMTP) — configurati per ciascuna installazione

Le funzionalità AI (assistente in-app, coordinatore di prenotazioni via e-mail, triage dei feedback), quando abilitate, trattano i contenuti di utenti e clienti tramite il provider AI elencato sopra — vincolato da un accordo sul trattamento dei dati e mai autorizzato a usare i dati per addestrare modelli. Le funzionalità AI sono attualmente disattivate salvo annuncio esplicito nell'applicazione.

Tali soggetti sono vincolati da adeguate garanzie contrattuali. L'elenco dei sub-responsabili è mantenuto aggiornato; le aziende ospitate sono informate delle modifiche come previsto dal Data Processing Agreement disponibile su /dpa.

8. Trasferimenti internazionali

Se uno dei fornitori coinvolti nell’hosting, nell’invio e-mail, nell’autenticazione o nell’infrastruttura si trova al di fuori dello Spazio Economico Europeo, i dati personali potranno essere trasferiti all’esterno del SEE solo nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, mediante garanzie adeguate, come decisioni di adeguatezza o Clausole Contrattuali Standard.

9. Periodo di conservazione

I dati personali sono conservati solo per il tempo necessario alle finalità sopra descritte. Finestre di conservazione applicate:

Dati	Conservazione
Dati di account e azienda	Durata del rapporto di servizio; anonimizzati 30 giorni dopo la cancellazione dell'account
Registrazioni di prenotazione e dettagli fiscali	10 anni ove richiesto dalla normativa fiscale (art. 2220 c.c., D.P.R. 633/1972); l'identità di chi prenota è pseudonimizzata in caso di cancellazione
Cronologia dei record (audit trail)	24 mesi, poi eliminata
Thread e-mail di prenotazione in ingresso	12 mesi, poi eliminati
Payload dei webhook di pagamento	90 giorni, poi eliminati
Ricevute di invio delle notifiche	fino a 24 mesi, poi eliminate
Log tecnici e di sicurezza	il periodo minimo necessario a manutenzione e sicurezza; accesso al log viewer limitato al personale autorizzato
Ricevute di consenso	conservate per la durata del trattamento che provano (ricevute di ospiti: max 10 anni)
Richieste di cancellazione	conservate come prova di conformità; contenuto pseudonimizzato una volta evase
Schede della rubrica clienti (CRM)	finché l'azienda non le elimina; dati personali anonimizzati 30 giorni dopo la cancellazione, o subito su richiesta di cancellazione verificata
Richieste commerciali (lead)	anonimizzate 30 giorni dopo l'eliminazione, o automaticamente ~24 mesi dopo la creazione se il lead non si è mai convertito
Registri del personale (HR)	anonimizzati 30 giorni dopo l'eliminazione del record; contratti e cedolini restano nella conservazione fiscale del datore di lavoro
Registro di utilizzo AI (estratti dei prompt, tracce degli strumenti)	12 mesi, poi eliminato; gli estratti sono mascherati per rimuovere e-mail/telefoni
Thread della chat dell'assistente	6 mesi, poi eliminati
Sottoscrizioni alle notifiche push	finché rimosse dall'utente/browser o finché l'account non viene cancellato
Dati di consegna SMS/WhatsApp	metadati di consegna conservati secondo il provider; i numeri di telefono dei destinatari transitano solo al momento dell'invio
Cookie di consenso	180 giorni
Backup cifrati	notturni, cifrati (AES-256), esauriti entro ~3 settimane; in caso di ripristino le cancellazioni pendenti sono riapplicate

Al termine del periodo applicabile, i dati personali sono cancellati o anonimizzati, salvo che un’ulteriore conservazione sia richiesta dalla legge.

10. Diritti dell’utente

Ai sensi del GDPR, gli utenti possono avere il diritto di:

• accedere ai propri dati personali
• richiedere la rettifica dei dati inesatti
• richiedere la cancellazione dei dati personali
• richiedere la limitazione del trattamento
• opporsi al trattamento, ove applicabile
• ricevere i dati in formato portabile, ove applicabile
• revocare in qualsiasi momento il consenso prestato per trattamenti opzionali

Strumenti self-service disponibili nell'applicazione:

• Esporta i tuoi dati (Art. 15): Profilo → esportazione dati personali (JSON con account, prenotazioni, sessioni, token, preferenze, consensi e altro).
• Elimina il tuo account (Art. 17): Profilo → elimina account. La cancellazione è immediata; i dati personali nelle registrazioni storiche sono anonimizzati dopo un periodo di grazia di 30 giorni per il ripristino, salvo i dati da conservare per legge (es. registrazioni fiscali).
• Ospiti / senza login: invia una richiesta su /data-deletion — riceverai un codice di tracciamento; la pipeline automatica anonimizza le schede cliente corrispondenti (e avvia il flusso di cancellazione account se l'e-mail appartiene a un utente registrato), e la pagina di stato mostra l'esito una volta evasa la richiesta.
• Consenso cookie: link "Preferenze cookie" nel footer.

Le richieste possono anche essere inviate a: [email protected].

Gli utenti hanno inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente (in Italia: Garante per la protezione dei dati personali — https://www.garanteprivacy.it; altrove nell'UE: l'autorità locale).

Utenti al di fuori di UE/SEE

A seconda della residenza, possono applicarsi diritti obbligatori aggiuntivi (es. UK GDPR per i residenti nel Regno Unito, leggi statali USA sulla privacy). Onoriamo le richieste di accesso e cancellazione alle stesse condizioni indipendentemente dalla posizione — contattare l'indirizzo sopra. I trasferimenti di dati personali al di fuori del SEE avvengono solo con le garanzie descritte nella Sezione 8.

11. Cookie

L’applicazione utilizza cookie essenziali necessari per la gestione della sessione, l’autenticazione, la protezione CSRF e le preferenze tecniche, nonché cookie opzionali suddivisi in categorie (funzionali, analitici, marketing) che vengono attivati solo previo consenso dell’utente tramite il banner di consenso visualizzato al primo accesso.

A titolo esemplificativo, i cookie utilizzati includono:

Cookie	Finalità	Tipo
XSRF-TOKEN	Protezione CSRF	Essenziale
laravel_session / app_session	Gestione della sessione autenticata	Essenziale
remember_web_*	Accesso persistente se è attiva l’opzione “ricordami”	Essenziale
app_cookie_consent	Memorizza la scelta dell’utente sui cookie (180 giorni)	Essenziale / registrazione preferenza

I cookie opzionali (funzionali, analitici, marketing) sono disattivati per impostazione predefinita e vengono attivati solo se l’utente presta il proprio consenso tramite il banner. L’utente può modificare o revocare il consenso in qualsiasi momento tramite il link "Preferenze cookie" presente nel footer.

Se l’utente sceglie il login social, Google o Facebook possono impostare propri cookie sotto la loro responsabilità autonoma.

Per informazioni dettagliate sui cookie e sulla gestione del consenso, consultare la Cookie Policy dedicata.

12. Modifiche alla presente Informativa

La presente Informativa sulla Privacy può essere aggiornata periodicamente per riflettere modifiche legali, tecniche o organizzative.

Eventuali aggiornamenti sostanziali potranno essere comunicati tramite l’applicazione o con altri mezzi appropriati.