# Informativa sulla privacy

# Informativa sulla Privacy

_Ultimo aggiornamento: 13/10/2026_

## Avviso importante

La presente Informativa sulla Privacy descrive le modalità con cui vengono trattati i dati personali nell’ambito dell’accesso all’applicazione, della gestione dell’account, degli spazi aziendali, dell’autenticazione, dei log tecnici, dei cookie e delle comunicazioni automatiche di servizio.

Questo documento deve essere completato con i dati reali del Titolare del trattamento e verificato da un professionista legale prima della pubblicazione in produzione.

## 1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è **Andrea Faccioli**, con sede in **Via Madonnina 2505A, 40024, Castel S. Pietro Terme (BO), Italia**, Codice Fiscale **FCCNDR89E12A944E**, e-mail di contatto **info@placeful-app.com**.

Per qualsiasi richiesta relativa alla privacy o al trattamento dei dati personali, gli utenti possono scrivere a: **info@placeful-app.com**.

## 2. Dati personali trattati

A seconda delle modalità di utilizzo dell’applicazione, possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali:

- Dati di account, come nome, indirizzo e-mail, password cifrata ed eventuale immagine del profilo
- Dati relativi alle aziende, come nome dell’azienda, appartenenze dell’utente, ruolo interno e permessi assegnati
- Dati di autenticazione e sicurezza, inclusi sessioni attive, timestamp di accesso, token API e log relativi alla sicurezza
- Dati ricevuti tramite login social da Google o Facebook, come identificativo del provider, nome, indirizzo e-mail ed eventuale immagine del profilo
- Dati tecnici di log, come indirizzo IP, user agent, URL richiesto, timestamp e informazioni diagnostiche sugli errori
- Dati relativi alle e-mail automatiche di servizio inviate tramite infrastruttura SMTP
- Ricevute di consenso — registrazioni dei documenti legali accettati (termini, privacy), della scelta di opt-in/opt-out marketing e delle preferenze sui cookie, con timestamp, versione del documento, indirizzo IP e user agent
- Richieste di cancellazione dei dati inviate tramite la pagina `/data-deletion` (indirizzo e-mail, stato della richiesta, timestamp)
- Dati di prenotazione inseriti prenotando tramite il widget di un'azienda — nome, e-mail, telefono, note ed eventuali campi personalizzati definiti dall'azienda
- Dati della rubrica clienti (CRM) che un'azienda mantiene sui propri clienti — nome, e-mail, telefono, statistiche su visite/spesa, tag, note, timestamp del consenso marketing, ed eventualmente data di nascita, anniversario e informazioni su dieta/allergie condivise dal cliente con il locale
- Dati dei lead commerciali (richieste) inviati a un'azienda — nome, e-mail, telefono, dettagli dell'evento e messaggi liberi, oltre a note del personale e documenti di proposta allegati alla richiesta
- Dati del personale (HR) che un'azienda registra sui propri dipendenti — nome, contatti, data di nascita, codice fiscale (conservato cifrato), contatti di emergenza, contratti, documenti, turni e timbrature
- Dati di sottoscrizione alle notifiche push — URL endpoint del browser e chiavi usati per recapitare le notifiche web-push ai dispositivi dell'utente
- Dati delle notifiche SMS/WhatsApp — numero di telefono e metadati del messaggio necessari a recapitare le notifiche di prenotazione tramite il provider configurato

L’applicazione non è destinata al trattamento di categorie particolari di dati personali, **ad eccezione** delle informazioni su dieta/allergie che il cliente fornisce volontariamente al locale nella rubrica clienti — tali dati sono conferiti al locale (titolare) e trattati su sua istruzione. Ogni altra categoria particolare di dati è limitata a quanto gli utenti inseriscano volontariamente nei contenuti gestiti nel sistema.

### 2.1 Dati di fatturazione delle aziende ospitate

Per le aziende ospitate che attivano abbonamenti a pagamento o che utilizzano il sistema di pagamento Stripe Connect, la piattaforma tratta i seguenti dati di fatturazione dell’azienda:

- ragione sociale o nome dell’azienda
- Partita IVA o codice fiscale dell’azienda
- indirizzo della sede legale
- codice destinatario (SDI) e indirizzo PEC per la fatturazione elettronica
- importo delle commissioni applicate e dei canoni di abbonamento
- dati di transazione Stripe (identificativo conto, stato degli addebiti)

**Base giuridica:** esecuzione di un contratto ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR e adempimento di obblighi legali (fatturazione, art. 6, c. 1, lett. c) del GDPR e D.P.R. 633/1972).

Tali dati sono conservati per i termini previsti dalla normativa fiscale italiana (10 anni per le fatture, art. 2220 Codice Civile).

## 3. Finalità e basi giuridiche

I dati personali possono essere trattati per le seguenti finalità:

### Creazione dell’account e utilizzo dell’applicazione

Per consentire agli utenti di registrarsi, autenticarsi, gestire il proprio account, accedere agli spazi aziendali, usare le funzionalità dell’applicazione e interagire con le risorse disponibili in base ai permessi assegnati.

**Base giuridica:** esecuzione di un contratto o misure precontrattuali ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR.

### Gestione di ruoli, appartenenze e permessi

Per associare gli utenti a una o più aziende, definire ruoli, assegnare permessi e applicare regole di controllo degli accessi all’interno dell’applicazione.

**Base giuridica:** esecuzione di un contratto ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR e interesse legittimo ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR per ragioni di sicurezza e organizzazione interna.

### Sicurezza tecnica e prevenzione degli abusi

Per proteggere la piattaforma, rilevare anomalie, analizzare errori, prevenire utilizzi impropri e mantenere affidabile il servizio.

**Base giuridica:** interesse legittimo ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR.

### Invio di e-mail automatiche di servizio

Per inviare e-mail di verifica account, reset password, inviti, notifiche di sicurezza e altre comunicazioni operative.

**Base giuridica:** esecuzione di un contratto ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR e interesse legittimo ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR.

### Login social

Per autenticare l’utente tramite Google o Facebook, quando l’utente sceglie volontariamente tale modalità di accesso.

**Base giuridica:** esecuzione di un contratto ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR.

### Adempimenti di legge

Per adempiere a obblighi legali, fiscali, amministrativi o giudiziari.

**Base giuridica:** adempimento di un obbligo legale ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c) del GDPR.

### Cookie opzionali o futuri strumenti di analisi

Qualora vengano attivati cookie opzionali o strumenti di analytics non essenziali, questi saranno utilizzati solo dove richiesto e solo previo consenso valido.

**Base giuridica:** consenso ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a) del GDPR.

### Comunicazioni di marketing (facoltative)

Se l'utente aderisce (in registrazione o dalle impostazioni del profilo), possiamo inviare aggiornamenti commerciali sul servizio. Il consenso è registrato con timestamp e versione del documento, ed è revocabile in qualsiasi momento dal profilo — la revoca interrompe i messaggi futuri e non pregiudica la liceità dei trattamenti precedenti.

**Base giuridica:** consenso ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a) del GDPR.

### Widget incorporato su siti di terze parti

Quando si prenota tramite un widget incorporato nel sito di un'azienda, il widget viene eseguito in un iframe servito da questa piattaforma. I cookie tecnicamente necessari (sessione, registrazione del consenso) sono impostati in forma partizionata (CHIPS) in modo da funzionare all'interno dell'incorporamento senza tracciare l'utente tra siti diversi. Il sito ospitante è responsabile dell'informativa sull'incorporamento; l'azienda che lo gestisce è titolare dei dati di prenotazione (vedi §6.1).

## 4. Login social e API di Google

Gli utenti possono accedere tramite **Google** o **Facebook**. In tal caso, l’applicazione riceve solo i dati necessari a identificare l’utente e creare o collegare l’account locale, sulla base dei permessi concessi al provider.

Google e Facebook operano come titolari autonomi per i trattamenti effettuati attraverso le rispettive piattaforme, inclusi i propri cookie e la propria infrastruttura di autenticazione.

Gli utenti dovrebbero consultare anche le informative privacy dei rispettivi provider:

- [Informativa sulla privacy di Google](https://policies.google.com/privacy)
- [Informativa sulla privacy di Facebook](https://www.facebook.com/privacy/policy)

### 4.1 Dati Google: a cosa accediamo e come li usiamo

L’applicazione richiede i seguenti ambiti (scope) OAuth di Google:

- **`openid`, `email`, `profile`** — usati per autenticare gli utenti tramite Google Sign-In e per creare o collegare l’account locale (nome, indirizzo e-mail, immagine del profilo).
- **`calendar.events`** (lettura e scrittura) — concesso solo quando un membro dello staff collega esplicitamente il proprio Google Calendar. Usato per:
  - leggere gli eventi del calendario dell’utente che ha effettuato il collegamento, per mostrarli accanto alle prenotazioni della piattaforma e rilevare conflitti di orario;
  - creare, aggiornare ed eliminare eventi di calendario che replicano le prenotazioni confermate sul calendario scelto dall’utente;
  - inviare al cliente che prenota le e-mail di invito e cancellazione gestite da Google per l’evento replicato.
- **`calendar.calendarlist.readonly`** — usato per elencare i calendari dell’utente che ha effettuato il collegamento, così che possa scegliere su quale calendario scrivere gli eventi delle prenotazioni.

I dati Google dell’utente vengono utilizzati esclusivamente per le finalità sopra descritte e solo dopo che l’utente ha prestato il consenso nella schermata di autorizzazione di Google.

### 4.2 Come vengono conservati i dati Google

- I token OAuth di accesso e di refresh per la connessione al calendario sono conservati sui nostri server, associati esclusivamente all’account del membro dello staff che ha effettuato il collegamento.
- I dati degli eventi di Google Calendar vengono recuperati su richiesta e mantenuti in cache per pochi minuti a fini di visualizzazione; non vengono conservati in modo permanente.
- Per ogni prenotazione replicata conserviamo l’identificativo dell’evento Google, per mantenere la replica sincronizzata in caso di aggiornamenti e cancellazioni.

### 4.3 Condivisione, trasferimento e Limited Use

- I dati Google degli utenti **non vengono mai venduti, ceduti o condivisi** con terze parti e **non vengono mai utilizzati per finalità pubblicitarie** né per scopi estranei all’erogazione del servizio di prenotazione.
- I dati di Google Calendar sono visibili esclusivamente al membro dello staff che ha collegato il proprio calendario.
- L’uso e il trasferimento verso qualsiasi altra app delle informazioni ricevute dalle API di Google sono conformi alle [Norme sui dati utente dei servizi API di Google](https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), inclusi i requisiti di Limited Use.

### 4.4 Revoca dell’accesso e cancellazione dei dati Google

- I membri dello staff possono scollegare Google Calendar in qualsiasi momento dalla pagina di amministrazione del calendario; la disconnessione elimina i token OAuth conservati e interrompe ogni sincronizzazione.
- L’accesso può essere revocato anche dalla pagina delle autorizzazioni dell’account Google (<https://myaccount.google.com/permissions>). Dopo la revoca la connessione viene contrassegnata come non più valida e non viene effettuato alcun ulteriore accesso ai dati.
- Per richiedere la cancellazione dei dati residui, scrivere a **info@placeful-app.com** o utilizzare la [pagina di cancellazione dei dati](/data-deletion).

## 5. E-mail e consegna SMTP

L’applicazione può inviare e-mail automatiche di servizio, come:

- e-mail di verifica account
- e-mail di reimpostazione password
- inviti
- avvisi di sicurezza
- notifiche operative relative all’account o allo spazio aziendale

Queste e-mail vengono inviate tramite infrastruttura SMTP configurata o tramite un provider equivalente di e-mail transazionali.

Il trattamento può includere:

- indirizzo e-mail del destinatario
- metadati di consegna
- timestamp di invio
- esito della consegna o dell’errore

Tale trattamento è limitato a quanto necessario per il funzionamento del servizio, il supporto tecnico e la sicurezza.

## 6. Log tecnici e log viewer

L’applicazione mantiene log tecnici e diagnostici per garantire la stabilità del sistema, rilevare errori, analizzare anomalie e proteggere la piattaforma da usi impropri o accessi non autorizzati.

Se è attivo un log viewer, l’accesso ai contenuti dei log deve essere limitato esclusivamente al personale autorizzato.

I log possono contenere dati tecnici e di sicurezza, come:

- indirizzo IP
- percorso o URL richiesto
- timestamp
- browser / user agent
- messaggi di errore
- identificativo dell’utente autenticato, ove applicabile

I log devono essere configurati in modo da evitare l’esposizione non necessaria di contenuti riservati o di dati personali eccedenti.

## 6.1 Piattaforma multi-tenant e ruoli dei titolari

Placeful è una piattaforma multi-tenant: ogni azienda ospitata (di seguito "azienda") utilizza lo spazio a sé riservato per gestire i propri eventi, le proprie prenotazioni e i propri clienti.

Si distingue tra:

- **Titolare della piattaforma** (Andrea Faccioli): tratta i dati degli utenti della piattaforma (account, autenticazione, appartenenze, log tecnici, sicurezza) per l’erogazione e la manutenzione del servizio.
- **Aziende ospitate**: ciascuna azienda agisce come **titolare autonomo** del trattamento per i dati dei propri clienti raccolti tramite le funzionalità della piattaforma (prenotazioni, dati di contatto del cliente finale, comunicazioni relative all’evento). Ogni azienda è responsabile della propria informativa privacy nei confronti dei propri clienti e del rispetto degli obblighi GDPR applicabili.

Laddove un’azienda ospitati elabori pagamenti tramite un proprio account Stripe Connect, l’azienda è titolare del trattamento anche per i dati di pagamento dei propri clienti, secondo i termini del proprio rapporto con Stripe.

Per i dati lato locale — rubrica clienti, richieste commerciali, registri del personale — la piattaforma agisce come **responsabile del trattamento** ai sensi dell’articolo 28 GDPR, su istruzione documentata di ciascuna azienda (vedi il Data Processing Agreement su `/dpa`). La piattaforma fornisce gli strumenti di cancellazione e conservazione descritti alla Sezione 9 affinché ogni azienda possa rispettare i propri obblighi; la cancellazione di una scheda cliente anonimizza i dati personali sottostanti dopo una finestra di ripristino di 30 giorni.

Gli utenti che effettuano una prenotazione presso un’azienda ospitata devono fare riferimento all’informativa privacy dell’azienda stessa, ove disponibile, per i trattamenti effettuati dall’azienda. La presente informativa copre esclusivamente i trattamenti effettuati dal Titolare della piattaforma.

## 7. Destinatari dei dati

I dati personali possono essere trattati da:

- personale interno autorizzato
- amministratori e operatori tecnici incaricati della manutenzione dell’applicazione
- fornitori terzi coinvolti nell’hosting, nella gestione dell’infrastruttura, nella consegna SMTP, nei servizi di autenticazione, nel monitoraggio della sicurezza e nella manutenzione

In particolare, i seguenti fornitori operano come Responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR o, ove indicato, come titolari autonomi:

:subprocessors

- **Google LLC / Facebook (Meta Platforms, Inc.)** — provider di autenticazione social, operanti come titolari autonomi per i trattamenti effettuati attraverso le rispettive piattaforme
- **Provider di hosting e infrastruttura** — individuati nella documentazione contrattuale del gestore
- **Provider di consegna e-mail transazionali (SMTP)** — configurati per ciascuna installazione

Le funzionalità AI (assistente in-app, coordinatore di prenotazioni via e-mail, triage dei feedback), quando abilitate, trattano i contenuti di utenti e clienti tramite il provider AI elencato sopra — vincolato da un accordo sul trattamento dei dati e mai autorizzato a usare i dati per addestrare modelli. Le funzionalità AI sono attualmente disattivate salvo annuncio esplicito nell'applicazione.

Tali soggetti sono vincolati da adeguate garanzie contrattuali. L'elenco dei sub-responsabili è mantenuto aggiornato; le aziende ospitate sono informate delle modifiche come previsto dal Data Processing Agreement disponibile su `/dpa`.

## 8. Trasferimenti internazionali

Se uno dei fornitori coinvolti nell’hosting, nell’invio e-mail, nell’autenticazione o nell’infrastruttura si trova al di fuori dello Spazio Economico Europeo, i dati personali potranno essere trasferiti all’esterno del SEE solo nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, mediante garanzie adeguate, come decisioni di adeguatezza o Clausole Contrattuali Standard.

## 9. Periodo di conservazione

I dati personali sono conservati solo per il tempo necessario alle finalità sopra descritte. Finestre di conservazione applicate:

| Dati | Conservazione |
|---|---|
| Dati di account e azienda | Durata del rapporto di servizio; anonimizzati 30 giorni dopo la cancellazione dell'account |
| Registrazioni di prenotazione e dettagli fiscali | 10 anni ove richiesto dalla normativa fiscale (art. 2220 c.c., D.P.R. 633/1972); l'identità di chi prenota è pseudonimizzata in caso di cancellazione |
| Cronologia dei record (audit trail) | 24 mesi, poi eliminata |
| Thread e-mail di prenotazione in ingresso | 12 mesi, poi eliminati |
| Payload dei webhook di pagamento | 90 giorni, poi eliminati |
| Ricevute di invio delle notifiche | fino a 24 mesi, poi eliminate |
| Log tecnici e di sicurezza | il periodo minimo necessario a manutenzione e sicurezza; accesso al log viewer limitato al personale autorizzato |
| Ricevute di consenso | conservate per la durata del trattamento che provano (ricevute di ospiti: max 10 anni) |
| Richieste di cancellazione | conservate come prova di conformità; contenuto pseudonimizzato una volta evase |
| Schede della rubrica clienti (CRM) | finché l'azienda non le elimina; dati personali anonimizzati 30 giorni dopo la cancellazione, o subito su richiesta di cancellazione verificata |
| Richieste commerciali (lead) | anonimizzate 30 giorni dopo l'eliminazione, o automaticamente ~24 mesi dopo la creazione se il lead non si è mai convertito |
| Registri del personale (HR) | anonimizzati 30 giorni dopo l'eliminazione del record; contratti e cedolini restano nella conservazione fiscale del datore di lavoro |
| Registro di utilizzo AI (estratti dei prompt, tracce degli strumenti) | 12 mesi, poi eliminato; gli estratti sono mascherati per rimuovere e-mail/telefoni |
| Thread della chat dell'assistente | 6 mesi, poi eliminati |
| Sottoscrizioni alle notifiche push | finché rimosse dall'utente/browser o finché l'account non viene cancellato |
| Dati di consegna SMS/WhatsApp | metadati di consegna conservati secondo il provider; i numeri di telefono dei destinatari transitano solo al momento dell'invio |
| Cookie di consenso | 180 giorni |
| Backup cifrati | notturni, cifrati (AES-256), esauriti entro ~3 settimane; in caso di ripristino le cancellazioni pendenti sono riapplicate |

Al termine del periodo applicabile, i dati personali sono cancellati o anonimizzati, salvo che un’ulteriore conservazione sia richiesta dalla legge.

## 10. Diritti dell’utente

Ai sensi del GDPR, gli utenti possono avere il diritto di:

- accedere ai propri dati personali
- richiedere la rettifica dei dati inesatti
- richiedere la cancellazione dei dati personali
- richiedere la limitazione del trattamento
- opporsi al trattamento, ove applicabile
- ricevere i dati in formato portabile, ove applicabile
- revocare in qualsiasi momento il consenso prestato per trattamenti opzionali

Strumenti self-service disponibili nell'applicazione:

- **Esporta i tuoi dati (Art. 15):** Profilo → esportazione dati personali (JSON con account, prenotazioni, sessioni, token, preferenze, consensi e altro).
- **Elimina il tuo account (Art. 17):** Profilo → elimina account. La cancellazione è immediata; i dati personali nelle registrazioni storiche sono anonimizzati dopo un periodo di grazia di 30 giorni per il ripristino, salvo i dati da conservare per legge (es. registrazioni fiscali).
- **Ospiti / senza login:** invia una richiesta su `/data-deletion` — riceverai un codice di tracciamento; la pipeline automatica anonimizza le schede cliente corrispondenti (e avvia il flusso di cancellazione account se l'e-mail appartiene a un utente registrato), e la pagina di stato mostra l'esito una volta evasa la richiesta.
- **Consenso cookie:** link "Preferenze cookie" nel footer.

Le richieste possono anche essere inviate a: **info@placeful-app.com**.

Gli utenti hanno inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente (in Italia: Garante per la protezione dei dati personali — <https://www.garanteprivacy.it>; altrove nell'UE: l'autorità locale).

### Utenti al di fuori di UE/SEE

A seconda della residenza, possono applicarsi diritti obbligatori aggiuntivi (es. UK GDPR per i residenti nel Regno Unito, leggi statali USA sulla privacy). Onoriamo le richieste di accesso e cancellazione alle stesse condizioni indipendentemente dalla posizione — contattare l'indirizzo sopra. I trasferimenti di dati personali al di fuori del SEE avvengono solo con le garanzie descritte nella Sezione 8.

## 11. Cookie

L’applicazione utilizza cookie essenziali necessari per la gestione della sessione, l’autenticazione, la protezione CSRF e le preferenze tecniche, nonché cookie opzionali suddivisi in categorie (funzionali, analitici, marketing) che vengono attivati solo previo consenso dell’utente tramite il banner di consenso visualizzato al primo accesso.

A titolo esemplificativo, i cookie utilizzati includono:

| Cookie | Finalità | Tipo |
|---|---|---|
| `XSRF-TOKEN` | Protezione CSRF | Essenziale |
| `laravel_session` / `app_session` | Gestione della sessione autenticata | Essenziale |
| `remember_web_*` | Accesso persistente se è attiva l’opzione “ricordami” | Essenziale |
| `app_cookie_consent` | Memorizza la scelta dell’utente sui cookie (180 giorni) | Essenziale / registrazione preferenza |

I cookie opzionali (funzionali, analitici, marketing) sono disattivati per impostazione predefinita e vengono attivati solo se l’utente presta il proprio consenso tramite il banner. L’utente può modificare o revocare il consenso in qualsiasi momento tramite il link "Preferenze cookie" presente nel footer.

Se l’utente sceglie il login social, Google o Facebook possono impostare propri cookie sotto la loro responsabilità autonoma.

Per informazioni dettagliate sui cookie e sulla gestione del consenso, consultare la **Cookie Policy** dedicata.

## 12. Modifiche alla presente Informativa

La presente Informativa sulla Privacy può essere aggiornata periodicamente per riflettere modifiche legali, tecniche o organizzative.

Eventuali aggiornamenti sostanziali potranno essere comunicati tramite l’applicazione o con altri mezzi appropriati.

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> Source: https://placeful-app.com/privacy-policy